返信定型文とフィルタを使った自動応答

前のページで「返信定型文」機能について解説しました。(「よく使う文面を返信定型文として登録」参照)。

返信定型文を使うことで新規メールや返信メールなどで事前に登録した定型文を挿入することができますが、返信定型文機能を有効にしている場合、フィルタの操作として「返信定型文を送信」が利用できるようになります。この返信定型文＋フィルタによって、特定の条件を満たすメールを受信した場合に事前に登録した任意の定型文を自動返信させることが可能となります。

では実際に試してみます。届いたメールのあて先に応じて対応する返信定型文を自動で返信する設定を行います。まず返信定型文を2つ用意します。

1つ目は"資料請求返信文"、2つ目は"資料請求(キャンペーン有)返信文"としてそれぞれ保存しました。

続いてフィルタを作成します。(フィルタについては「フィルタと検索」を参照して下さい)。

1つ目のフィルタの条件として「To」に"honyanomise+shiryo@gmail.com"が指定されている場合とします。

フィルタの操作では「返信定型文を送信」にチェックを行い、送信する定型文として事前に登録してある"資料請求返信文"を選びました。

これで1つ目のフィルタが作成できました。

同じようにフィルタをもう1つ作成します。フィルタの条件は「To」に"honyanomise+campaign@gmail.com"が指定されているものとし、フィルタの操作は「返信定型文を送信」にチェックを行い送信する定型文として事前に登録してある"資料請求(キャンペーン有)返信文"を選びました。

作成されたフィルタは以下のようになります。

これで準備は完了です。

では外部からまず"honyanomise+shiryo@gmail.com"宛にメールを送信してみます。

送信を行うと、すぐに次のようなメールが返ってきました。これは事前に設定しておいた返信定型文が自動返信されたものです。

メールを受信する側ではフィルタを使って返信定型文を返してもメールそのものは届いており受信トレイに表示されています。(もちろんフィルタ作成時にラベルを付けたりアーカイブしたりすることを合わせて行うことも可能です)。

また自動で返信した内容も「送信済みトレイ」を見れば確認することができます。

今度は外部から"honyanomise+campaign@gmail.com"の方へメールを出してみます。

こちらの場合もすぐに返信が返ってきますが、先ほどとは別のメールアドレスへ送付しているため帰って来たメールの文面も異なっています。

以上のように返信定型文とフィルタを組み合わせることで、条件に応じて取り急ぎ自動でメールを返信させるようなことが簡単に可能です。Gmailでは元々の機能として「不在通知」という機能もありますが、「不在通知」よりも条件が細かく指定でき、また返信する内容も複数登録しておくことができる点でより便利に使うことができるのではないでしょうか。

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