Googleドライブを使ったファイルの添付

Gmailではメールにファイルを添付する以外にGoogleドライブを使ってファイルを添付する方法が用意されています。通常メールに添付できるファイルのサイズは最大25MBでしたがGoogleドライブを使用する場合は10GBのファイルをやりとりできます。また「.exe」ファイルなどの実行ファイルも添付可能です。ここではGoogleドライブを使ってファイルを添付する方法について解説します。

1.Googleドライブ経由でのファイル添付
2.ファイルの共有方法
3.「リンクを知っている全員」が閲覧化にして送信した場合
4.「メールの受信者」が閲覧化にして送信した場合
5.添付したファイルの管理

では実際にGoogleドライブを使ってファイルの添付を試してみます。Googleドライブを使用する場合はメールにファイルを添付するというよりも、Googleドライブにファイルをアップロードしておき、そのアップロードしたファイルにアクセスするためのURLをメールに添付するという形になります。

新規メール作成画面を表示して下さい。そして画面下部に表示されている「＋」にマウスを合わせて下さい。

隠れていたアイコンが表示されますので下記のアイコンをクリックして下さい。

Googleドライブにアップロードするファイルを選択する画面が表示されます。アップロードしたいファイルをドラッグ＆ドロップするか、「パソコンのファイルを選択」と書かれたリンクをクリックして表示されたファイルダイアログで添付するファイルを選択して下さい。

今回は2つのファイルをドロップしてみました。ファイルの挿入が終わりましたら「アップロード」ボタンをクリックして下さい。

アップロードが完了すると新規メール作成画面に戻りGoogleドライブにアップロードしたファイル名が次のように表示されます。

これでGoogleドライブを使ったファイルの添付は完了です。

宛先や本文などを必要な項目を入力し「送信」ボタンをクリックして下さい。するとGoogleドライブにアップロードしたファイルをどのように共有するのかを設定する画面が表示されます。

自分のGoogleドライブへアップロードしたファイルを誰に閲覧可能にするのかを設定します。選択肢は2つで「リンクを知っている全員」か「メールの受信者」のどちらかを選びます。またファイルに対して可能な操作も「閲覧」「閲覧(コメント可)」「編集可」から選ぶことができます。

デフォルトでは「リンクを知っている全員」となっています。画面に表示されている「閲覧者▼」と記載された所をクリックすると可能な操作について設定が行えます。

対象者に対して許可する操作を「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「共同編集者」から選択して下さい。

対象者として「リンクを知っている人全員」を選んだ場合、ファイルを閲覧したり編集したりする人はGoogleアカウントを持っている必要はありません。(ただ、共同編集者に設定した場合にもそうなのかどうかは確認できませんでした)。

URLを知っている人なら誰でもではなく、メールを送信した相手だけに許可したい場合には「メール受信者」を選択します。選択するには画面上の「その他のオプション」と記載された所をクリックして下さい。

対象者を選択することができるようになりますので「このメールの受信者」を選択して下さい。この場合も「閲覧者▼」と記載された所をクリックすると先ほどと同じように対象者に対して許可する操作方法を選択できます。

それでは実際にメールを送信してみます。共有方法として対象は「リンクを知っている全員」に対し「閲覧」が可能と設定します。共有の設定が終わりましたら「共有して送信」ボタンをクリックして下さい。

これでメールの送信が完了します。

では送信されたメールが相手にどのように表示されるのか、そして添付されたファイルへはどのようにアクセスできるのかを確認します。

Googleドライブを使ったメールを受信した場合、通常の添付と異なりメールの右端あたりにクリップマークが表示されません。

メールを開いて見ると次のようにGoogleドライブへアップロードされたファイルの名前とアクセスするためのリンクが表示されています。

添付されたファイルの内の「banana.png」と表示されたリンクをクリックして下さい。

送信者のGoogleドライブにアップロードされているファイルが表示されます。今回はファイルがPNG画像なので画像が表示されます。

ファイルをダウンロードしたい場合は画面左上の下矢印のアイコンをクリックして下さい。ローカルにファイルをダウンロードすることができます。

今回はリンクを知っている全員が閲覧可能と設定していますので、メールに記載されているリンクのURLを知っている人であれば誰でもこのファイルにアクセスすることができます。

今度はメールの受信者だけがファイルを閲覧可能に設定した上でメールを送信してみます。

ファイルの共有方法は対象者が「このメールの受信者」で可能な操作は「閲覧」です。

メールを送信後、受け取ったメールを表示してみます。

メールを受信した方はメールの中に記載されているファイルへのリンクをクリックしてもらえばそのままファイルを見ることができます。

もしファイルのURLを他の人が知ったとしても、アクセスしようとするとGoogleドライブへのログイン画面が表示されます。

メールの受信者以外のGoogleアカウントでログインしてみても「You need permission to access this item.」エラーが表示されファイルを閲覧することはできません。

また今回のテストでは受け渡しをするファイルを拡張子が「.exe」の実行ファイルで行ってみました。通常の添付ファイルの場合と異なり、Googleドライブ経由の場合には実行ファイルであっても相手に受け渡すことができます。

Googleドライブを使用する場合、自分のGoogleドライブにファイルをアップロードし、その後でメールの相手の方にアップロードしたファイルへのアクセスを許可するといった形になります。その為、ご自分のGoogleドライブにアクセスして頂くとアップロードしたファイルを確認できます。

これらのファイルは相手の方が閲覧したりダウンロードされても削除されることはありません。必要が無くなったらご自分でGoogleドライブへログインし削除しておいて下さい。

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このようにGoogleドライブを利用することで通常のメールに添付する場合には行えない大きなサイズのファイルや実行形式のファイルであっても添付が可能となります。Gmalを利用できる方ならGoogleドライブはどなたも利用できるので是非一度使ってみて下さい。

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