フォルダを共有

ドキュメントを個別に共有する代わりにフォルダを作成しそのフォルダを共有することが可能です。フォルダを共有すると、そのフォルダに関連付けされたドキュメントが自動的に共有されることになります。(フォルダの作成方法などについては「ドキュメントの管理」を参照して下さい)。

では実際に行ってみます。「部署共有フォルダ」というフォルダを作成し、二つのドキュメントをこのフォルダに関連付けしておきます。

今回はこの「部署共有フォルダ」を共有してみます。まずこのフォルダの一つ上の「マイ フォルダ」をクリックして「マイ フォルダ」に含まれるフォルダの一覧を表示して下さい。そして共有を行いたいフォルダをチェックをして下さい。

画面上部の「共有」メニューの中にある「招待する」メニューをクリックして下さい。

次のような画面が表示されます。これはドキュメントを共有する時の場合と同じです。

招待を行いたいユーザーのメールアドレスや、招待メールの題名や本文などを入力します。また「閲覧者」か「共同編集者」かを選択してチェックして下さい。今回は次のように入力しました。

「送信」ボタンを押すと招待メールが送信され次のような画面が表示されます。

「保存して閉じる」ボタンを押してください。これで共有するフォルダを作成した側の設定は完了です。

フォルダの招待を受けたユーザー

招待を受けた側には次のようなメールが届きます。

メールの中に記載されている「部署共有フォルダ」をクリックすると次のようにGoogleドキュメントを閲覧することができます。(いったん違う画面が表示されるかもしれませんが、その場合は画面上部の「ドキュメント リスト ホーム」と書かれたリンクをクリックして下さい)。

他のユーザーが作成したフォルダを招待によって共有したものは、画面左側の「共有フォルダ」の中に表示されます。

「共有フォルダ」の中にある「部署共有フォルダ」をクリックしてみます。

このフォルダに関連が付けられていたドキュメントが表示されます。今回は「共同編集者」としてフォルダを共有していますので、フォルダに関連付けられたドキュメントに対しても自動的に「共同編集者」になります。

では関連付けられたドキュメントの一つである「住所録」をクリックして開いてみます。

「住所録」ドキュメントが開きました。閲覧するだけでなくを編集することも可能です。

このようにフォルダを共有しておけば、ドキュメントを一つ一つ共有設定するかわりに共有設定されたフォルダに関連付けるだけで他のユーザーと共有を行うことができるようになります。

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